ENGLISH BELOW
Artikel 1 Toepasselijkheid algemene voorwaarden
1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
1.2 Indien een bepaling van de algemene voorwaarden nietig blijkt te zijn of wordt vernietigd, laat dat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen zullen in dat geval voor de nietige respectievelijk vernietigde bepaling een bepaling in de plaats treden die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van partijen.
1.3 De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
1.4 De overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever komt tot stand op het moment dat Opdrachtgever mondeling (telefonisch) of schriftelijk (waaronder per e-mail) aan Opdrachtnemer kenbaar maakt de boeking te willen bevestigen. Een handtekening onder de offerte is hiervoor niet vereist. Door het bevestigen van de boeking, op welke wijze dan ook, verklaart Opdrachtgever zich akkoord met deze algemene voorwaarden. Opdrachtnemer draagt zorg voor de verstrekking van deze algemene voorwaarden aan Opdrachtgever, hetzij per e-mail, hetzij door verwijzing naar de website van Opdrachtnemer waarop de algemene voorwaarden zijn gepubliceerd.
Artikel 2 Offerte, informatie en inschakeling derden
2.1 Alle aanbiedingen, prijsopgaven, kostenbegrotingen e.d. van Opdrachtnemer zijn geheel vrijblijvend, tenzij Opdrachtnemer schriftelijk anders heeft aangegeven.
2.2 Alle door Opdrachtnemer verstrekte informatie en/of specificaties gelden steeds bij benadering, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is aangegeven.
2.3 Opdrachtnemer is gerechtigd voor de uitvoering van de opdracht derden in te schakelen.
Artikel 3 Verplichtingen Opdrachtgever
3.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal Opdrachtgever voor eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen op de plek waar de opdracht wordt uitgevoerd (waaronder doch niet beperkt tot de veiligheid voor artiesten, medewerkers en bezoekers). Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is Opdrachtnemer niettemin gerechtigd om op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daartoe nopen.
3.2 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoorde te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan Opdrachtnemer te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.
3.3 Opdrachtgever heeft geen aanspraak op enige vorm van schadevergoeding, indien (a) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of
3.2 in deze algemene voorwaarden en Opdrachtnemer de opdracht geheel of gedeeltelijk geen doorgang laat vinden (waartoe Opdrachtnemer gerechtigd is) en/of (b) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden, Opdrachtnemer Opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en Opdrachtgever desondanks de opdracht wenst te laten doorgaan.
3.4 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde en/of uitgenodigde derden die bij de opdracht zijn betrokken, zoals bezoekers van een evenement.
Artikel 4 Aansprakelijkheid Opdrachtnemer
4.1 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige informatie.
4.2 Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor schade (i) indien deze schade valt onder de dekking van haar aansprakelijkheidsverzekering en wel tot het bedrag dat door haar verzekering wordt uitgekeerd te vermeerderen met het eigen risico dan wel (ii) indien er sprake is van opzet of grove schuld van haar of een van haar leidinggevenden.
4.3 Indien er (i) geen sprake is van opzet of grove schuld dan wel (ii) de verzekering niet uitkeert, en er toch sprake is van aansprakelijkheid van Opdrachtnemer, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot enkel directe schade (waarbij aansprakelijkheid voor indirecte schade uitdrukkelijk wordt uitgesloten) met een maximum van de waarde van de opdracht met een maximum van 25.000 euro.
4.4 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden, uit welke hoofde dan ook, die Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer heeft dienen binnen 12 maanden na het moment waarop Opdrachtgever hiermee bekend werd of redelijkerwijze had kunnen zijn, schriftelijk door Opdrachtnemer te zijn ontvangen, bij gebreke waarvan deze komen te vervallen.
4.5 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden (waaronder doch niet beperkt tot deelnemers en bezoekers), die in verband met de uitvoering van de opdracht schade lijden.
4.6 Eventuele door Opdrachtnemer verstrekte adviezen zijn altijd vrijblijvend en opvolging daarvan komt voor rekening en risico van Opdrachtgever.
4.7 Opdrachtgever is niet aansprakelijk voor de opkomst van de deelnemers van het betreffende evenement.
Artikel 5 Overmacht
Omstandigheden welke niet aan Opdrachtnemer te wijten zijn, welke van dien aard zijn dat naleving van de overeenkomst redelijkerwijze niet meer of niet meer in volle omvang gevergd kan worden (zoals doch niet beperkt tot
(i) extreem weer, (ii) intrekking van een of meerdere vergunningen en (iii) nationale rouw) geeft haar het recht de opdracht geheel of gedeeltelijk te ontbinden en/of de uitvoering daarvan op te schorten zonder enige verplichting tot schadevergoeding.
Artikel 6 Prijs, betaling en annulering
6.1 De overeengekomen prijs (opdrachtsom) is exclusief BTW en eventuele andere heffingen van overheidswege, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
6.2 Opdrachtgever is op ieder moment op eerste verzoek van Opdrachtnemer verplicht zekerheid te stellen voor de voldoening van al hetgeen door haar is verschuldigd.
6.3 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, dient betaling te geschieden binnen de betalingstermijn zoals vermeld op de factuur. De betalingstermijn is een fatale termijn. Opdrachtgever is niet gerechtigd enige betaling op te schorten dan wel te verrekenen.
6.4 Indien binnen de betalingstermijn geen betaling heeft plaatsgevonden, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Zij is dan de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt) alsmede buitengerechtelijke incassokosten van 15% van de hoofdsom met een minimum van € 350,-.
6.5 Opdrachtgever is gerechtigd de opdracht uitsluitend schriftelijk te annuleren. Bij annulering zijn de navolgende kosten verschuldigd, berekend over de volledige opdrachtsom zoals die op het moment van annulering geldt:
a) bij annulering meer dan 20 weken (140 dagen) voor het aanvangsmoment: geen kosten verschuldigd;
b) bij annulering tussen 12 en 20 weken (84–140 dagen) voor het aanvangsmoment: 10% van de volledige opdrachtsom;
c) bij annulering tussen 6 en 12 weken (42–84 dagen) voor het aanvangsmoment: 40% van de volledige opdrachtsom;
d) bij annulering tussen 4 en 6 weken (28–42 dagen) voor het aanvangsmoment: 65% van de volledige opdrachtsom;
e) bij annulering tussen 2 en 4 weken (14–28 dagen) voor het aanvangsmoment: 85% van de volledige opdrachtsom;
f) bij annulering minder dan 2 weken (14 dagen) voor het aanvangsmoment: 100% van de volledige opdrachtsom;
g) bij no-show (niet verschenen zonder voorafgaande annulering): 100% van de volledige opdrachtsom.
De opdrachtsom betreft de in de overeenkomst opgenomen opdrachtsom, vermeerderd met daarna overeengekomen mutaties. Kosten die Opdrachtnemer ten behoeve van de opdracht bij derden heeft gemaakt of aangegaan, worden te allen tijde integraal doorberekend aan Opdrachtgever, ook indien deze de hierboven genoemde percentages overstijgen.
6.6 Wijziging van het aantal deelnemers is uitsluitend schriftelijk mogelijk en dient zo vroeg mogelijk te worden doorgegeven. De navolgende voorwaarden zijn van toepassing:
a) Vrije wijzigingsperiode (meer dan 8 weken voor aanvang): het aantal deelnemers kan kosteloos en onbeperkt worden gewijzigd.
b) Beperkte wijzigingsperiode (4 tot 8 weken voor aanvang): het aantal deelnemers kan nog worden gewijzigd met een maximum van 50% naar beneden ten opzichte van het oorspronkelijk overeengekomen aantal. Een verlaging van meer dan 50% ten opzichte van het oorspronkelijk overeengekomen aantal wordt aangemerkt als gedeeltelijke annulering; op het meerdere boven die 50% is de annuleringsregeling van artikel 6.5 van toepassing.
c) Beperkte wijzigingsperiode (2 tot 4 weken voor aanvang): het aantal deelnemers kan nog worden gewijzigd met een maximum van 25% naar beneden ten opzichte van het oorspronkelijk overeengekomen aantal. Een verlaging van meer dan 25% ten opzichte van het oorspronkelijk overeengekomen aantal wordt aangemerkt als gedeeltelijke annulering; op het meerdere boven die 25% is de annuleringsregeling van artikel 6.5 van toepassing.
d) Sluitingsdatum (2 weken voor aanvang): het aantal deelnemers zoals dat op dit moment bij Opdrachtnemer bekend is, geldt als het bindende minimum voor de facturering. Latere verlagingen worden niet meer verwerkt.
e) Bij een verlaging van het aantal deelnemers kan de toepasselijke prijs per persoon stijgen, doordat de boeking in een andere prijscategorie valt. Opdrachtnemer zal Opdrachtgever hierover tijdig informeren.
f) Verhoging van het aantal deelnemers is op elk moment mogelijk, mits de capaciteit dit toelaat. Opdrachtnemer kan hierover geen garanties geven. Meerdeelnemers worden na afloop van de activiteit op basis van de geldende prijs per persoon in rekening gebracht.
Voorbeeld: een boeking is geplaatst voor 400 deelnemers. Zes weken voor aanvang meldt Opdrachtgever dat het aantal 200 wordt — een verlaging van 50%. Dit valt binnen de toegestane 50% van de beperkte wijzigingsperiode (4 tot 8 weken) en is kosteloos. Was dit verzoek drie weken voor aanvang gedaan, dan was slechts 25% kosteloos geweest en was de annuleringsregeling van toepassing geweest op de resterende 25% (100 personen).
6.7 Opdrachtgever kan, in overleg met Opdrachtnemer, verzoeken de overeengekomen datum te verplaatsen. De navolgende voorwaarden zijn van toepassing:
a) Een verzoek tot verplaatsing dient uiterlijk 8 weken (56 dagen) vóór het aanvangsmoment schriftelijk bij Opdrachtnemer te worden ingediend. Verplaatsingsverzoeken die later worden ingediend, worden behandeld als annulering conform artikel 6.5.
b) Verplaatsing is uitsluitend mogelijk indien een nieuwe datum beschikbaar is en Opdrachtnemer hier schriftelijk mee akkoord gaat. De nieuwe datum dient te liggen binnen twaalf maanden na het oorspronkelijke aanvangsmoment.
c) Reeds door Opdrachtnemer bij derden gemaakte of aangegane kosten in verband met de oorspronkelijke datum worden te allen tijde integraal doorberekend aan Opdrachtgever.
Artikel 7 Intellectuele eigendomsrechten
7.1 Opdrachtnemer is dan wel wordt uitsluitend rechthebbende van alle bestaande en toekomstige rechten van intellectueel eigendom (waaronder doch niet beperkt tot het auteursrecht) die rusten op of voortvloeien uit werken (in welke vorm dan ook, waaronder doch niet beperkt tot uitgewerkte ideeën, voorstellen, designs en concepten) die Opdrachtnemer in het kader van de opdracht ontwikkelt en/of heeft (laten) ontwikkelen. Opdrachtgever verkrijgt hierop voor de duur van de opdracht een gebruiksrecht.
7.2 Opdrachtgever garandeert intellectueel eigendomsrechten van derden te respecteren. Indien Opdrachtnemer door handelen en/of nalaten van Opdrachtgever inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van derden, zal Opdrachtgever Opdrachtnemer, de werknemers van Opdrachtnemer en/of door Opdrachtnemer ingeschakelde derden op het eerste verzoek vrijwaren.
7.3 Door het in het kader van de opdracht aan Opdrachtnemer ter beschikking stellen van materialen of werken, van welke aard dan ook, geeft Opdrachtgever onvoorwaardelijke toestemming aan Opdrachtnemer deze materialen en werken op welke wijze dan ook te gebruiken, voor zover dit voor een behoorlijke uitvoering van de opdracht redelijkerwijs vereist is.
7.4 Opdrachtgever en derden onderdeel uitmakend van de opdracht zijn gerechtigd geluid, foto - en/of beeldopnamen van de opdracht te maken, tenzij Opdrachtnemer uitdrukkelijk schriftelijk anders heeft bedongen. De geluid -, foto – en/of beeldopnamen mag Opdrachtgever en derden onderdeel uitmakend van de opdracht niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer worden gebruikt in interne en externe communicatie-uitingen.
7.5 Opdrachtnemer heeft, met inachtneming van de belangen van de Opdrachtgever, de vrijheid om de naam en het logo van Opdrachtgever te gebruiken voor zijn eigen publiciteit of promotie, tenzij de Opdrachtgever hiertegen bezwaar maakt.
Artikel 8 Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Op alle rechtsverhoudingen tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing. Uitsluitend de rechtbank van het arrondissement waarbinnen (de statutaire zetel van) Opdrachtnemer zich bevindt, is bevoegd om kennis te nemen van geschillen tussen partijen.
TERMS AND CONDITIONS - THE BOX COMPANY B.V.
Article 1 Applicability of general terms and conditions
1.1 These general terms and conditions apply to every offer, quotation and agreement between the Service Provider and the Client.
1.2 If any provision of these general terms and conditions proves to be void or is annulled, the validity of the remaining provisions shall not be affected. In such case, the parties shall replace the void or annulled provision with a provision that, as far as possible, reflects the original intent of the parties.
1.3 The applicability of any general terms and conditions of the Client is expressly rejected.
1.4 The agreement between the Service Provider and the Client is concluded at the moment the Client communicates, either verbally (by telephone) or in writing (including by e-mail), their wish to confirm the booking. A signature on the quotation is not required for this purpose. By confirming the booking in any manner whatsoever, the Client declares to agree to these general terms and conditions. The Service Provider ensures that these general terms and conditions are provided to the Client, either by e-mail or by reference to the Service Provider’s website on which the general terms and conditions are published.
Article 2 Quotation, information and engagement of third parties
2.1 All offers, price quotations, cost estimates and similar communications by the Service Provider are entirely non-binding, unless the Service Provider has indicated otherwise in writing.
2.2 All information and/or specifications provided by the Service Provider are approximate at all times, unless expressly and explicitly stated otherwise in writing.
2.3 The Service Provider is entitled to engage third parties for the performance of the assignment.
Article 3 Obligations of the Client
3.1 Unless agreed otherwise in writing, the Client shall at its own expense take sufficient measures to ensure safety at the location where the assignment is performed (including but not limited to the safety of artists, staff and visitors). If arrangements regarding the aforementioned measures have already been made, the Service Provider is nonetheless entitled to impose additional requirements at any time if changed circumstances require this.
3.2 The Client is obliged to provide the Service Provider in a timely manner with all information of which it knows or should know is necessary for the performance of the assignment. The Client warrants the accuracy and completeness of the information it provides.
3.3 The Client shall have no right to any form of compensation if (a) the Client has not or not sufficiently fulfilled its obligations as set out in Articles 3.1 and/or 3.2 of these general terms and conditions, and the Service Provider has decided not to proceed with the assignment in whole or in part (which the Service Provider is entitled to do) and/or (b) the Client has not or not sufficiently fulfilled its obligations as set out in Articles 3.1 and/or 3.2 of these general terms and conditions, the Service Provider has notified the Client of this in writing, and the Client nonetheless wishes to proceed with the assignment.
3.4 The Client is responsible for the acts and omissions of third parties engaged and/or invited by it who are involved in the assignment, such as visitors to an event.
Article 4 Liability of the Service Provider
4.1 The Service Provider is not liable for any damage arising from its reliance on incorrect and/or incomplete information provided by or on behalf of the Client.
4.2 The Service Provider is only liable for damage (i) if such damage falls within the coverage of its liability insurance, up to the amount paid out by that insurance plus the applicable excess, or (ii) in the event of intent or gross negligence on the part of the Service Provider or one of its directors.
4.3 If there is (i) no intent or gross negligence, or (ii) the insurance does not pay out, and the Service Provider is nonetheless found liable, that liability is limited to direct damages only (liability for indirect damages being expressly excluded), with a maximum equal to the value of the assignment and in any event not exceeding € 25,000.
4.4 All rights of action and other powers of the Client against the Service Provider, on whatever grounds, must be received by the Service Provider in writing within 12 months of the moment the Client became aware or could reasonably have become aware of them, failing which they shall lapse.
4.5 The Client shall indemnify the Service Provider against claims by third parties (including but not limited to participants and visitors) who suffer damage in connection with the performance of the assignment.
4.6 Any advice provided by the Service Provider is always non-binding; acting upon such advice is at the Client’s own risk and expense.
4.7 The Service Provider is not liable for the attendance of participants at the relevant event.
Article 5 Force majeure
Circumstances that are not attributable to the Service Provider and that are of such a nature that compliance with the agreement can no longer reasonably be required in full or at all (including but not limited to (i) extreme weather conditions, (ii) withdrawal of one or more permits, and (iii) national mourning) entitle the Service Provider to dissolve the assignment in whole or in part and/or to suspend its performance, without any obligation to pay compensation.
Article 6 Price, payment and cancellation
6.1 The agreed price (contract sum) is exclusive of VAT and any other government levies, unless agreed otherwise in writing.
6.2 The Client is at all times obliged, upon first request by the Service Provider, to provide security for the payment of all amounts owed by it.
6.3 Unless expressly agreed otherwise in writing, payment must be made within the payment term stated on the invoice. The payment term is a strict deadline. The Client is not entitled to suspend or set off any payment.
6.4 If payment has not been made within the payment term, the Client is in default by operation of law. The Client shall then owe statutory commercial interest (with any part of a month counted as a full month) as well as extrajudicial collection costs of 15% of the principal sum, with a minimum of € 350.–.
6.5 The Client may only cancel the assignment in writing. Upon cancellation, the following costs are due, calculated on the full contract sum as applicable at the time of cancellation:
a) if cancelled more than 20 weeks (140 days) before the start: no costs due;
b) if cancelled between 12 and 20 weeks (84–140 days) before the start: 10% of the full contract sum;
c) if cancelled between 6 and 12 weeks (42–84 days) before the start: 40% of the full contract sum;
d) if cancelled between 4 and 6 weeks (28–42 days) before the start: 65% of the full contract sum;
e) if cancelled between 2 and 4 weeks (14–28 days) before the start: 85% of the full contract sum;
f) if cancelled less than 2 weeks (14 days) before the start: 100% of the full contract sum;
g) in the event of a no-show (failure to appear without prior cancellation): 100% of the full contract sum.
The contract sum is the sum stated in the agreement, increased by any subsequently agreed amendments. Costs incurred or committed by the Service Provider to third parties in connection with the assignment shall at all times be charged in full to the Client, even if these exceed the percentages stated above.
6.6 Changes to the number of participants must be submitted in writing and as early as possible. The following conditions apply:
a) Free amendment period (more than 8 weeks before the start): the number of participants may be changed free of charge and without limitation.
b) Restricted amendment period (4 to 8 weeks before the start): the number of participants may be reduced by a maximum of 50% relative to the originally agreed number. A reduction of more than 50% relative to the originally agreed number shall be treated as a partial cancellation; the cancellation provisions of Article 6.5 shall apply to the portion exceeding that 50%.
c) Restricted amendment period (2 to 4 weeks before the start): the number of participants may be reduced by a maximum of 25% relative to the originally agreed number. A reduction of more than 25% relative to the originally agreed number shall be treated as a partial cancellation; the cancellation provisions of Article 6.5 shall apply to the portion exceeding that 25%.
d) Closing date (2 weeks before the start): the number of participants known to the Service Provider at this point shall constitute the binding minimum for invoicing purposes. Subsequent reductions will no longer be processed.
e) A reduction in the number of participants may result in an increase in the applicable price per person, as the booking may move into a different pricing tier. The Service Provider will notify the Client of this in a timely manner.
f) An increase in the number of participants is possible at any time, subject to availability. The Service Provider cannot guarantee availability. Additional participants will be invoiced after the activity on the basis of the applicable price per person.
Example: a booking has been placed for 400 participants. Six weeks before the start, the Client notifies the Service Provider that the number will be 200 — a reduction of 50%. This falls within the permitted 50% reduction in the restricted amendment period (4 to 8 weeks) and is free of charge. Had this request been made three weeks before the start, only 25% would have been free of charge and the cancellation provisions would have applied to the remaining 25% (100 participants).
6.7 The Client may, in consultation with the Service Provider, request to reschedule the agreed date. The following conditions apply:
a) A request to reschedule must be submitted in writing to the Service Provider no later than 8 weeks (56 days) before the start. Rescheduling requests submitted after this deadline will be treated as a cancellation in accordance with Article 6.5.
b) Rescheduling is only possible if a new date is available and the Service Provider agrees in writing. The new date must fall within twelve months of the original start date.
c) Costs already incurred or committed by the Service Provider to third parties in connection with the original date shall at all times be charged in full to the Client.
Article 7 Intellectual property rights
7.1 The Service Provider is or shall become the sole owner of all existing and future intellectual property rights (including but not limited to copyright) vesting in or arising from works (in whatever form, including but not limited to developed ideas, proposals, designs and concepts) that the Service Provider develops and/or has (caused to be) developed in the context of the assignment. The Client obtains a right of use for the duration of the assignment.
7.2 The Client warrants that it will respect the intellectual property rights of third parties. If the Service Provider infringes the intellectual property rights of third parties as a result of any act or omission by the Client, the Client shall indemnify the Service Provider, its employees and/or third parties engaged by the Service Provider upon first request.
7.3 By making materials or works of any nature available to the Service Provider in the context of the assignment, the Client grants the Service Provider unconditional permission to use such materials and works in any manner, to the extent reasonably necessary for the proper performance of the assignment.
7.4 The Client and third parties forming part of the assignment are entitled to make audio, photo and/or video recordings of the assignment, unless the Service Provider has expressly stipulated otherwise in writing. Such recordings may not be used by the Client or third parties forming part of the assignment in internal or external communications without the prior written consent of the Service Provider.
7.5 The Service Provider has the freedom, with due regard for the interests of the Client, to use the name and logo of the Client for its own publicity or promotional purposes, unless the Client objects to this.
Article 8 Governing law and competent court
All legal relationships between the Service Provider and the Client are governed by Dutch law. The court of the district in which the Service Provider has its registered office has exclusive jurisdiction to hear disputes between the parties.
